Word te permite realizar la opción de correspondencia que consiste obtener los datos que se encuentran en otros archivos (bases de datos) para introducirlos en este caso en el documento en Word sin necesidad de estar escribiendo uno por uno, esto se utiliza cuando se va manejar la misma información y sólo se desea cambiar uno o algunos datos del documento. Esta opción te facilita el trabajo y te hace ahorrar tiempo.
En el caso particular de la practica 1 realizamos la correspondencia con un archivo en Excel que era una base de datos de 20 alumnos, para comenzar es necesario que en la primera fila pongamos el encabezado a cada campo que va a tener la base de datos y ya en la siguientes filas sólo será necesario llenarlos con la información que se tiene de cada campo, una vez terminada la base de datos es necesario guardarla.
Para hacer la correspondencia en Word antes realizamos un documento dejando los espacios en done vamos a introducir la información de la base de datos, en nuestro caso hicimos una carta, una vez terminado el escrito damos clic en la opción “correspondencia” que se encuentra en la barra de menús -> clic en “iniciar combinación de correspondencia” -> se abre un submenú y damos clic en “paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia…” -> se abre un menú en la parte derecha y ahí realizamos:
Paso 1: seleccionamos el tipo de documento que se está trabajando -> clic en “siguiente: inicie el documento” que se encuentra en la parte inferior.
Paso 2: seleccionamos el documento inicial que es en el que vamos a realizar la correspondencia que en nuestro caso utilizamos la opción “utilizar el documento actual” -> clic en “siguiente: seleccione los destinatarios”.
Paso 3: seleccionamos los destinatario que sería el archivo de donde vamos a obtener los datos que en esta práctica dimos clic en “utilizar una lista existente” -> seleccionamos examinar y se abre otra ventana donde vamos a seleccionar nuestra base de datos que en este caso es encuentra en un archivo en Excel -> una vez seleccionado damos clic en “abrir” -> se abre una nueva ventana donde vamos a seleccionar la hoja del archivo de Excel donde se encuentra la información que vamos a usar -> una vez seleccionada la hoja damos clic en “aceptar” ->se abre una nueva ventana donde nos da la opción de editar la lista de destinatarios un vez echas las modificaciones damos clic en “aceptar” -> clic en “siguiente: organice la lista de direcciones”.
Paso 4: colocamos el cursor en el espacio donde vamos a introducir la información y seleccionamos la opción “más elementos…” -> se abre una ventana y seleccionamos el nombre del campo que vamos a utilizar en esa parte del documento -> clic en “aceptar” -> clic en “siguiente: vista previa de la lista de direcciones”.
Paso 5: en esta parte podemos ver como quedaron en nuestro caso las cartas damos clic en “siguiente: complete la combinación”.
Paso 6: en este paso ya terminamos de realizar la correspondencia.
La correspondencia también la podemos realizar en Publisher pero no podemos utilizar el documento en Word y el de Publisher si utilizamos la misma base de datos.
En Publisher realizamos lo mismo que en Word pero en este caso lo único que cambia es que en lugar de ser 6 pasos son 3 y son los siguientes:
Paso 1: seleccionamos el origen de los datos que se van a utilizar que en este caso seleccionaríamos “utilizar una lista existente” -> clic en “siguiente: crear o conectarse a una lista de destinatarios” y se abre otra ventana donde vamos a seleccionar nuestra base de datos que en este caso es encuentra en un archivo en Excel -> una vez seleccionado damos clic en “abrir” -> se abre una nueva ventana donde vamos a seleccionar la hoja del archivo de Excel donde se encuentra la información que vamos a usar -> una vez seleccionada la hoja damos clic en “aceptar” ->se abre una nueva ventana donde nos da la opción de editar la lista de destinatarios un vez echas las modificaciones damos clic en “aceptar”.
Paso 2: ubicamos el curso en donde vamos a introducir los datos y después seleccionamos el nombre del campo que vamos a utilizar en esta parte -> clic en “siguiente: crear publicaciones combinadas”.
Paso 3: en este paso ya terminamos de realizar la correspondencia.
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